Mikrofilm ima rješenje za Vas!

Budući da je Zakon o računovodstvu, članak 6. objavljen u Narodnim novinama broj 90 / 92 od 30.12.1992. godine, predvidio mogućnost da se knjigovodstvene isprave čuvaju na nositelju automatizirane obrade ili nositelju mikrografske obrade, postoji mogućnost čuvanja poslovne dokumentacije na digitalnom ili mikrofilmskom mediju.

U praksi su najčešća pitanja treba li sadržaj arhiva dodatno čuvati na mikrofilmu ili u digitalnom obliku? Ako se radi o aktivnom arhivu, gdje je učestalost pristupa dokumentima vrlo visoka, a dokumenti nemaju arhivsku vrijednost, onda je takve dokumente poželjno samo digitalizirati.

Kada se radi o aktivnoj dokumentaciji gdje je učestalost pristupa vrlo visoka, a dokumenti imaju arhivsku vrijednost, onda je takve dokumente poželjno digitalizirati i mikrofilmirati. Ako se radi o pasivnoj dokumentaciji gdje je učestalost pristupa niska,a dokumenti nemaju arhivsku vrijednost onda je takve dokumente dovoljno samo mikrofilmirati.

Pohranjivanje poslovne dokumentacije na mikrofilmski ili digitalni medij pruža velike prednosti u odnosu na klasičnu pohranu dokumentacije:

  • 100%-na pouzdanost arhiva na mikrofilmu
  • kvalitetna organizacija arhiva s pomoću računalnih sustava
  • spremanje daleko većeg broja informacija
  • memoriranje u originalnom obliku, samo umanjeno
  • pohranjivanje iste količine na mikrofilmskom ili digitalnom mediju u
    odnosu na papir, znatno jeftinije
  • pohranjivanje i čuvanje dokumentacije je pouzdanije i dugotrajnije
    (mikrofilm preko 100 godina).
  • Zakon o knjigovodstvu odobrava pohranjivanje dokumentacije na nositelju automatizirane obrade ili mikrografske obrade
  • ušteda u prostoru do 97%
  • daleko brža i jednostavnija mogućnost pristupa informaciji
  • eliminiranje iz upotrebe arhivskog inventara (ormari, police i sl.)

 

Bitno je da se uvođenjem digitalnog ili mikrofilmskog medija ne mijenja organizacija rada, već se ono prilagođava postojećoj organizaciji.

Mikrofilmsko ili digitalno arhiviranje nije samo prenošenje slike dokumenata na novi nosilac-film/CD, dakle nema za cilj samo promjenu fizičkog oblika, već daje novu dinamiku organizaciji.